Upisi podataka o rođenju, sklapanju braka i smrti hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu upisuju se u državne matice na temelju izvatka inozemnog tijela.
Izvadak iz državne matice inozemnog tijela mora biti sastavljen na propisanom obrascu, sukladno odredbama međunarodnih konvencija, odnosno sukladno propisima države u kojoj je izvadak izdan.
Na izvatke iz inozemstva koji nisu sastavljeni sukladno međunarodnim konvencijama primjenjuju se propisi o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu. Iznimno, upis činjenice rođenja nastale u inozemstvu može se upisati u maticu rođenih na temelju rješenja nadležnog tijela, ako se nije mogao pribaviti izvadak izdan na opisani način. Dokaze za vođenje upravnog postupka dužna je predložiti stranka.
Činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti upisuju se u državne matice:
1. Rođenje – u maticu rođenih mjesta prebivališta roditelja djeteta u Republici Hrvatskoj čiji je barem jedan od roditelja u trenutku rođenja djeteta bio hrvatski državljanin, a ako toga nema (tj. ako roditelj nije prijavljen s prebivalištem u RH) tada se dijete upisuje u maticu rođenih u Gradu Zagrebu gdje se istodobno obavlja i upis u Središnju evidenciju hrvatskih državljana;
2. Sklapanje braka – u maticu vjenčanih mjesta u kojem je zadnje zajedničko prebivalište bračnih drugova, a, ako toga nema ili nije poznato, u maticu vjenčanih zadnjeg prebivališta bračnog druga koji je podnio zahtjev za upis sklapanja braka;
3. Smrt – u maticu umrlih mjesta posljednjeg prebivališta umrlog. Ako se posljednje prebivalište ne može utvrditi, upis osobe izvršit će se u odgovarajuću državnu maticu mjesta njezina rođenja u Republici Hrvatskoj. Ako se upis ne može izvršiti niti prema jednom od navedenih kriterija, upis će se izvršiti u odgovarajuću državnu maticu Gradskog ureda za opću upravu.
Osoba koja živi u inozemstvu i nije u mogućnosti doći u Republiku Hrvatsku može zatražiti izdavanje i dostavu isprava putem diplomatske misije ili konzularnog ureda Republike Hrvatske u inozemstvu.Također stranka može podnijeti zahtjev za izdavanje isprava putem opunomoćenika, ili se pisanim putem može obratiti matičnom uredu od kojeg traži izdavanje isprave.
Uz pisani zahtjev stranka je dužna priložiti i novčani iznos za upravnu pristojbu i za obrazac zatražene isprave.
Popis matičnih ureda s kontakt-podacima i radnim vremenom dostupan je na web stranici Središnjeg državnog ureda za upravu: www.uprava.hr